La mayoría de las organizaciones se dan cuenta que existen oportunidades de mejora, pero pocos tienen una visión unificada de cuáles son estas oportunidades, las prioridades y son incapaces de identificar con claridad que es exactamente lo que hay que hacer. En esta situación, lo que suele ocurrir, es que se tienen iniciativas reactivas o no planificadas para impactar problemas importantes, sin la comprensión de la visión global o la obtención de un compromiso común. Por ello, no sorprende que los resultados deseados no sean obtenidos y las iniciativas fracasen.

La fase de diagnóstico es un primer paso esencial en cualquier proceso de mejora no sólo por los resultados obtenidos, sino también en la aplicación del proceso en sí mismo para crear la necesidad de cambio.

Identificación de las oportunidades (El detalle y “big picture”): La crítica en la identificación de las oportunidades no es sólo comprender el detalle, sino también cómo están relacionados entre sí y cómo esta se acumula en el “big picture”. Sólo con esta comprensión es posible el desarrollo de las soluciones y planes de acción necesarios que aseguren la consistencia y el logro de los resultados requeridos.

Creación de la necesidad de cambio: Esta es la parte más importante del proceso ya que sin una comprensión común de esta necesidad y un compromiso a todos los niveles y todas las áreas en la organización, cualquier iniciativa está condenada al fracaso. La fase de diagnóstico está diseñada para ganar este compromiso asegurando la participación de todos los niveles, no sólo en la identificación de las oportunidades, sino también en las acciones necesarias para mejorar las mismas.

Por estas razones, la aplicación de los nuevos procesos y sistemas de gestión deben ser cuidadosamente manejados, no sólo para asegurar que se alinean plenamente a las necesidades de la organización, sino para garantizar la aceptación, la propiedad y la sostenibilidad de la nueva forma de hacer las cosas.

Todas las organizaciones logran resultados mediante la aplicación de múltiples procesos, cada uno de estos procesos impactan a los demás de alguna manera y lo que beneficia a una área no necesariamente es buena para otra. Lo que determina si los resultados son buenos o malos no es sólo lo bien que son los procesos, más importante es cómo los procesos se gestionan y están alineados entre sí para garantizar la máxima eficacia.

El principal objetivo del diagnóstico es sobre la gestión y la alineación de los procesos que, en nuestra experiencia, es el elemento crítico en el logro de mejoras en la eficiencia, la reducción de los costos y la obtención de beneficios sostenibles. Parte de la gestión del proceso es identificar los problemas dentro del proceso en sí mismo y hacer los cambios necesarios.

En Ventura Business Resources creemos firmemente que la clave para la exitosa gestión del proceso es una combinación equilibrada de:

Las Personas: Nos aseguramos que cada persona dentro de la organización no sólo entienda su rol, sino también nos aseguramos que estén bien preparados (Habilidades técnicas, comportamientos gerenciales y competencias) y motivados para llevar a cabo el proceso.

Las Herramientas: las personas para llevar cabo su rol con eficacia dentro de la organización deben tener las herramientas correctas a su disposición, que incluyen: sistemas de gestión, tecnología de información, políticas y procedimientos, la estructura organizativa en la que operan, entre otras.

El diagnóstico se centra en estas dos áreas con una visión detallada de cada una, su interrelación y cómo cada elemento se acumula en el “big picture”.

Simplemente conocer el problema y lo que hay que hacer no es suficiente. Una organización no es una máquina, pero está compuesta por una multitud de personas diferentes, con diferentes prioridades, opiniones y motivaciones para estar en el trabajo, por ello, estas personas son la clave para el éxito de cualquier iniciativa de cambio.

La participación de todos los niveles y áreas de la organización en el diagnóstico es de importancia crítica, para garantizar que existe un entendimiento común no sólo de las oportunidades, sino también de lo que hay que hacer para aprovechar las oportunidades y obtener los beneficios. Por esta razón, trabajamos “hombro a hombro” con la gente de nuestros clientes en la fase de diagnóstico y nos aseguramos de que están directamente involucrados en la identificación de las oportunidades y / o forman parte del proceso de validación y revisión.

Al final del diagnóstico, nuestros clientes no sólo tienen una idea clara de dónde están las oportunidades de mejora, sino también el beneficio para la organización en la aplicación de estas mejoras, esto es reflejado en indicadores claramente mensurables y los potenciales resultados financieros.

Los detalles de estas oportunidades están claramente definidos en términos de desarrollo de personas y las mejoras en las herramientas para gestionar los procesos, sus interrelaciones están claramente demostradas y un plan de acción con prioridades es acordado.

Lo mencionado anteriormente se muestra a nuestros clientes mediante presentaciones e informes detallados. A través del proceso, se ha creado en los diferentes niveles de la organización la necesidad de diagnóstico y el compromiso para el cambio, facilitando así la aplicación de las medidas necesarias.

Con frecuencia, como una demostración de este compromiso, los gerentes, supervisores y operadores presentan las oportunidades identificadas en sus respectivas áreas y las acciones necesarias para realizarlas.