Como en todo lo que Ventura Business Resources hace, las iniciativas de cambio se logran trabajando muy cerca con la gente, nosotros creemos que los mejores para conocer el negocio de nuestros clientes, son nuestros propios clientes.
El primer paso es definir exactamente lo que se requiere junto con los resultados que queremos lograr en cada área, garantizando que estos estén alineados con las estrategias y objetivos de la organización.
Con esto claramente definido y acordado, el proceso de desarrollo cubrirá una parte o la totalidad de los siguientes puntos, dependiendo de los requisitos:
Indicadores
Con el fin de gestionar un proceso se debe contar con indicadores bien definidos, ya que son esenciales para una planificación eficaz, esto está centrado en el seguimiento e informes significativos. Esta es entonces la base para que las reuniones de revisión sean eficaces y productivas.
Definición y alineación.
Se aplica una lista detallada de los indicadores, para asegurar que los indicadores se adhieren a los criterios establecidos (por ejemplo, cuantificables, definidos, resistentes a la manipulación, de interés para el nivel y área de la organización, etc.) Además, creamos una matriz integrada para probar la alineación con los objetivos estratégicos, asegurando que no existen conflictos entre las áreas y procesos.
Estándares desarrollados.
El estándar nos permite definir qué resultados son posibles en una situación ideal (por ejemplo, las unidades producidas por hora, $ ventas por semana, el % disponible de equipo, las transacciones por día, % de la productividad, etc.) por lo que es más fácil de identificar rápidamente los problemas y tomar acciones correctivas. Seguimos estableciendo metodologías a fin de definir los estándares requeridos.
Procesos
Antes de definir cómo se gestiona el proceso tenemos que garantizar que el proceso en sí está bien definido, esto no significa necesariamente hacer cambios en el proceso, lo importante es que el proceso está siendo aplicado por todos. El flujo del proceso es desarrollado, revisado y acordado por todas las partes interesadas. Aunque este ejercicio puede cambiar absolutamente nada en el proceso tiene un impacto inmediato como el entendimiento común y la aplicación consistente en el proceso de cambio.
Sistemas de Gestión
La gestión del proceso es, básicamente, asegurar la existencia de un plan bien definido, el seguimiento se centra en relación con el plan, los informes se describen los progresos significativos en relación con el plan, y que hay un proceso de revisión establecido para asegurar que todo esto está sucediendo y se están tomando medidas para rectificar las variaciones.
Todas las organizaciones tienen sistemas de gestión, la idea no es cambiar drásticamente lo que ya existe, sino construir sobre las fortalezas, modificar o cambiar los elementos que no están funcionando bien, añadir elementos que faltan y, finalmente, eliminar la documentación o reuniones innecesarias. Usando el sistema actual como base se define el proceso que se necesita para gestionar y teniendo en cuenta la matriz de oportunidades de la fase de diagnóstico se hace una revisión de la documentación (contenidos, indicadores, distribución, etc), los procedimientos y reuniones (agenda, la frecuencia , objetivos, etc) que se llevan cabo y de esto los cambios propuestos están de acuerdo con las responsabilidades de cada uno de los elementos. En este proceso también se examina el uso de la tecnología para simplificar y estandarizar los elementos individuales del sistema y garantizar la coherencia entre las áreas y procesos.
Operator Skills
Con frecuencia, el manejo exitoso de un proceso requiere que las habilidades deficientes, que afectan los resultados, sean rápidamente identificados y que un eficaz programa de capacitación sea desarrollado para obtener los resultados requeridos.El “Operator Skills Program” de VBR identifica las deficiencias, se definen las mejores prácticas, se desarrolla un programa de entrenamiento, y se incorpora el seguimiento de los resultados en el diseño del sistema de gestión. La experiencia técnica es proporcionada dentro de la organización, mientras que la metodología para desarrollar el entrenamiento es proporcionada por VBR.
Modelo de Comportamiento
Los comportamientos necesarios para implementar y mantener los nuevos sistemas y maneras de hacer las cosas están acordados y definidos en el modelo de comportamiento e incluye la definición, en términos prácticos, de cómo la conducta requerida será demostrada. Los modelos de comportamiento son normalmente creados por el nivel de la organización y son una herramienta vital para los gerentes y supervisores en el proceso de implementación. Los comportamientos característicos que se pueden incluirse son: la asignación de tareas, seguimiento, retroalimentación y Desarrollo de Personas.
Herramientas de Auditoría
La base de las herramientas de auditoría son detallados checklist que incluyen los objetivos, las conductas y los resultados de cada uno de los elementos del sistema, proporcionando así el mecanismo para garantizar que la fase de implementación alcanza los resultados deseados en términos de cambios de comportamiento y la aplicación de los nuevos sistemas.
Evaluación de Beneficios
La aplicación de cualquier cambio requiere esfuerzo, un gran esfuerzo en todos los niveles en la organización, y por lo tanto los resultados deben reflejar este esfuerzo. Si no hay ningún beneficio para la organización, entonces no hay ningún valor en la iniciativa de cambio. El objetivo en el desarrollo de la evaluación de los beneficios es acordar una metodología para demostrar el impacto de las mejoras y si se han obtenido resultados financieros cuantificables en la línea base.
Plan de Implementación
El plan de implementación va en los detalles prácticos de la implementación de toda la comprensión y requiere un profundo conocimiento de la cultura de la empresa, los acuerdos existentes con las partes interesadas (formales e informales), la coordinación con los sindicatos y grupos de trabajadores, personalidades individuales, las formas establecidas de hacer las cosas, etc., pues todos ellos tendrán un impacto en el éxito de la implementación. Para desarrollar este plan, una matriz de todos estos factores y los posibles problemas es preparada y evaluada, junto con las consideraciones necesarias en la implementación.
Esto no debe confundirse con el cronograma detallado del proyecto que forma parte de la fase de implementación, el plan de implementación es una parte integral en el desarrollo del cronograma del proyecto.