Después de pasar mucho tiempo y esfuerzo en el desarrollo de mejoras de nuevos procesos y sistemas de gestión es oportuno asegurar que estos estén debidamente integrados en la organización, sin embargo esto es algunas veces pasado por alto. A menudo se asume que lo desarrollado en teoría debería funcionar, pero esto se dará si consideramos lo siguiente:

Refinamiento del proceso:
No importa lo bueno que esté diseñado el proceso, es sólo cuando lo ponemos en práctica en su entorno cuando podemos ver cómo funciona y que ajustes requiere, estos ajustes pueden estar en el sistema o en el proceso en sí mismo, o puede ser que necesite de mayor entrenamiento, "sensibilización" a la nueva forma de hacer las cosas, puede necesitar mecanismos de soporte o puede ser que existan datos que no están alineados. Independientemente de los obstáculos que se presenten, éstos deben ser resueltos con prontitud para asegurar el éxito del proceso.

El proceso de cambio en sí mismo:
El cambio nunca es fácil, ya que implica salir de nuestra zona de confort, el aprendizaje de nuevas habilidades o maneras de hacer las cosas, experimentando frustraciones, y superar el proceso de refinamiento mencionado anteriormente. En todo este proceso siempre existe la tentación de volver a las viejas maneras de hacer las cosas, especialmente cuando se percibe la “ocurrencia de crisis” (que ocurre por lo menos una vez al día en la mayoría de las organizaciones) que es la sensación durante el proceso de cambio, en donde se piensa que las cosas eran más fáciles y más rápidas de la manera antigua.

Por estas razones, la aplicación de los nuevos procesos y sistemas de gestión deben ser cuidadosamente manejadas, no sólo para asegurar que se ajustan plenamente a las necesidades de la organización, sino para garantizar la aceptación, la propiedad y la sostenibilidad de la nueva manera de hacer las cosas.

El proceso para una exitosa implementación se divide en cuatro etapas, el punto de partida y el tiempo de cada fase puede variar, pero sólo cuando se logra la sostenibilidad es cuando los nuevos sistemas y procesos deben considerarse arraigados en la organización. Las cuatro etapas son las siguientes:

Mecánico:
Aunque sobre el papel hay acuerdo en que el cambio debe ocurrir, en la práctica es diferente. Lo que necesitamos hacer se da solo cuando alguien te está diciendo que hay que hacer, en esta fase todavía hay la creencia de que la antigua forma de trabajar era mejor.

Entendimiento:
Hay un entendimiento de cómo el sistema puede trabajar y la aceptación de que este sistema tiene sentido, pero aún existe la sensación de que las cosas no son tan simples y que a pesar de que este sistema puede funcionar en otra parte, existe el pensamiento de que: "las cosas son diferentes aquí".

Utilización:
La nueva forma de hacer las cosas está siendo utilizada como una herramienta y se están obteniendo beneficios. El proceso es percibido como mejor y más eficiente que la antigua forma de hacer las cosas. Sin embargo, todavía hay un riesgo de volver a la antigua forma de hacer las cosas, sobre todo en una crisis.

Sostenibilidad:
No sólo es la nueva forma de utilización diaria, el sistema es visto como elemento indispensable. Cuando se produce una "crisis", la primera reacción es usar la nueva forma de hacer las cosas para identificar el problema y aplicar la solución. 

El movimiento a través de estas cuatro etapas no se da solo, se necesita de mucho esfuerzo y compromiso, y es esencial que el proceso esté totalmente planificado con los recursos necesarios para el éxito. Una falla aquí significa el fracaso en todo el trabajo anterior dentro de la identificación de las oportunidades y el diseño de las mejoras.

Ser capaz de medir eficazmente el progreso y la identificación de problemas es esencial para una exitosa implementación.

Para acompañar la aplicación de cualquier nuevo proceso es importante ser conscientes de que el nivel de motivación va a seguir la curva que se muestra en el gráfico de la izquierda.

Un aumento inicial debido a la idea de aplicar un nuevo sistema que resolverá los problemas actuales y las frustraciones.

Una disminución a causa de los problemas encontrados que surgen en la fase mecánica y la de entendimiento.

Un cambio y aumento de los beneficios debido a la nueva forma en que se realizan.

La curva del gráfico superior izquierda va a ocurrir, lo que varía es el tiempo y la intensidad. Si cualquiera de estos son demasiado largos, entonces hay un riesgo inherente de fracaso. El papel del “Trainer Coach” de VBR es minimizar la intensidad y asegurarse de que se cumpla el cronograma y se logren los resultados planificados en la implementación. 

Un aspecto esencial de los resultados es que no solo son definidos en la etapa de diseño, sino también debemos tener claro cómo vamos medir el éxito. El propósito de implementar un cambio es para mejorar, si los resultados no están claros entonces el proceso de aplicación puede ser un desperdicio de esfuerzos y poner a través de este fracaso las iniciativas futuras de cambio son riesgosas. Por esta razón, todos los proyectos de Ventura Business Resources son claramente definidos, con objetivos medibles y resultados acordados con nuestros clientes en el inicio de las siguientes categorías:

Producto: (en el lugar y funcionamiento de acuerdo a parámetros acordados), mejorar y documentar procesos en sistemas de gestión, programas de entrenamiento en habilidades, software (planificación, información, competencias, cultura, gestión de informes, etc.), los árboles de indicadores.

Indicadores “duros”: $ beneficios, una mayor productividad, menores costos, aumento de las ventas, mejorar la utilización de los recursos, disminuir los niveles de inventario, mayor rendimiento, reducción de reprocesos, reducir la rotación, reducir el ausentismo, aumentar el porcentaje completado, etc.

Indicadores “blandos”: Mejorar los comportamientos de gestión, mejorar habilidades y competencias, mejorar la cultura de la empresa, progreso de la implementación, la eficacia de la reunión, etc.